用Excel作为管理工具

1、2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 1 1第第 一节一节用用ExcelExcel作为管理工具作为管理工具2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 2 2ExcelExcel是专门进行数字处理的工作表程序。使是专门进行数字处理的工作表程序。使用用ExcelExcel可以把办公室大量繁杂的工作，如考勤可以把办公室大量繁杂的工作，如考勤表、人事管理档案、采购计划、库存管理、生表、人事管理档案、采购计划、库存管理、生产统计，以及会议报到、会议经费支出、经费产统计，以及会议报到、会议经费支出、经费结算等大量的数据处理为预算表、统计明细表、结算等大量的

2、数据处理为预算表、统计明细表、财务报表、商业表格、会计工作表、图表等文财务报表、商业表格、会计工作表、图表等文件加以管理。件加以管理。2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 3 3ExcelExcel通过单元格构成通过单元格构成工作表，提供复制、移工作表，提供复制、移动、替换等一系列命令动、替换等一系列命令，使数据的录入、修改，使数据的录入、修改十分方便。十分方便。利用利用ExcelExcel的格式设置的格式设置命令，可以对表格的字命令，可以对表格的字体、边框、单元格的宽体、边框、单元格的宽度和高度进行修改，使度和高度进行修改，使表格外观美观漂亮、重表格外观美观漂亮、

3、重点突出。点突出。ExcelExcel工作表的建立和数据的输入工作表的建立和数据的输入 2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 4 4ExcelExcel支持支持1414类类200200余种统计图，可以用图形方式余种统计图，可以用图形方式形象地表示表格中的数据。形象地表示表格中的数据。ExcelExcel工作表的建立和数据的输入工作表的建立和数据的输入 2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 5 5ExcelExcel对关系数据对关系数据库的工作表，提供库的工作表，提供排序、筛选、分类排序、筛选、分类汇总等，并可进行汇总等，并可进行各种数据分

4、析。各种数据分析。ExcelExcel工作表的建立和数据的输入工作表的建立和数据的输入 2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 6 6Excel Excel 可以将工作簿以可以将工作簿以HTMLHTML的格式保存，的格式保存，以便在以便在WEBWEB上使用，可以从上使用，可以从INTERNETINTERNET的的FTPFTP站点上导入数据。站点上导入数据。 ExcelExcel工作表的建立和数据的输入工作表的建立和数据的输入 2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 7 7ExcelExcel工作簿是处理和工作簿是处理和存储存储数据的文件。数据

5、的文件。Excel Excel 约定，约定，一个工一个工作簿中预设有作簿中预设有1616张工作表，最多可以容纳张工作表，最多可以容纳256256张工作表。张工作表。工作簿工作簿2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 8 8工作表是工作表是ExcelExcel工作簿中的一页，用于输入数据、执行计算和工作簿中的一页，用于输入数据、执行计算和组织信息。每个工作表最多组织信息。每个工作表最多可以可以有有1638416384行、行、256256列。可以同列。可以同时打开工作表的多少取决于计算机内存的大小。时打开工作表的多少取决于计算机内存的大小。工作表工作表2-1 2-1 用用

6、ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 9 9ExcelExcel的工作表数据类型分为：标志、数值和公式。的工作表数据类型分为：标志、数值和公式。数据类型数据类型- -标志标志文本型数据称为标志。标志不能进文本型数据称为标志。标志不能进行数学运算，当把数字作为文本数行数学运算，当把数字作为文本数据处理时，先对其应用文本格式，据处理时，先对其应用文本格式，并在数字前面加单引号。例如，并在数字前面加单引号。例如，8439284392。系统默认文本型数据一律。系统默认文本型数据一律左对齐。如果要改变其对齐方式，左对齐。如果要改变其对齐方式，在在“单元格格式单元格格式”对话框，选择对话框，选择“

7、对齐对齐”选项卡，选择所需选项。选项卡，选择所需选项。2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 1010数据类型数据类型- -数值数值数字型数据称为数值。数数字型数据称为数值。数值可以进行数学运算，数字值可以进行数学运算，数字型数据包括数字、日期和时型数据包括数字、日期和时间。系统默认数字型数据一间。系统默认数字型数据一律右对齐。打开律右对齐。打开“单元格格单元格格式式”对话框，选择对话框，选择“对齐对齐”选项卡，可以改变其对齐方选项卡，可以改变其对齐方式。式。2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 1111数据类型数据类型- -公式公式公式是

8、第三种数据类型。公式是工作表的重要组成公式是第三种数据类型。公式是工作表的重要组成部分，它的作用是对输入的数据执行数学运算。公部分，它的作用是对输入的数据执行数学运算。公式中可以包含常量、变量和函数。如果没有公式，式中可以包含常量、变量和函数。如果没有公式，工作表就只能存放数据，而不能处理数据。工作表就只能存放数据，而不能处理数据。公式通常由三部分组成：单元格地址、数值和数学公式通常由三部分组成：单元格地址、数值和数学运算符。其中单元格地址和数值可以混合使用。运算符。其中单元格地址和数值可以混合使用。2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 1212数据类型数据类型-

9、-公式公式先选定一个区域，再输入公式，然后按先选定一个区域，再输入公式，然后按 CTRL+ENTER CTRL+ENTER 键，键，可以在该区域内的所有单元格中输入同一公式。可以在该区域内的所有单元格中输入同一公式。直接输入公式直接输入公式先键入（等号），再输入公式内容。先键入（等号），再输入公式内容。2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 1313数据类型数据类型- -公式公式使用函数：函数是预定义的内置公式。例如，求使用函数：函数是预定义的内置公式。例如，求和函数和函数SUM( )SUM( )、求平均函数、求平均函数AVERAGE( )AVERAGE( )。2-1

10、 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 1414输入日期输入日期输入日期的格式输入日期的格式可以用可以用2002-10-12002-10-1或或2002/10/12002/10/1或或20022002年年1010月月1 1日。日。前两种是前两种是ExcelExcel的的标准日期格式，标准日期格式，日期格式可以通日期格式可以通过日期的格式化过日期的格式化来改变。来改变。2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 1515输入日期输入日期日期可以参加运算，但是要用引号把日期型数据引日期可以参加运算，但是要用引号把日期型数据引起来，运算的结果才正确。例如起来

11、，运算的结果才正确。例如=“2002-10-1”-=“2002-10-1”-“2002-09-25”“2002-09-25”，运算结果为，运算结果为6 6（天）。（天）。Excel Excel 将日将日期和时间视为数字处理。系统默认，日期和时间项期和时间视为数字处理。系统默认，日期和时间项在单元格中右对齐。在单元格中右对齐。2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 1616输入时间输入时间时间可以按时间可以按2424小时计时制或小时计时制或1212小时计时制进行输入。小时计时制进行输入。按按 12 12 小时制输入时间时要在时间后留一空格，并小时制输入时间时要在时间后留

12、一空格，并输入输入A A 或或 P P，表示上午或下午，例如，表示上午或下午，例如，9:00 P9:00 P，1010：31AM31AM。如果只输入时间数字，。如果只输入时间数字，Excel Excel 按按 AMAM（上午）（上午）处理，例如，只键入处理，例如，只键入 3:00 3:00 ，系统默认为，系统默认为3:00 3:00 AMAM。 提示提示 用用Ctrl+ Ctrl+ ； 可以输入当天的日期，用可以输入当天的日期，用Ctrl+Shift+Ctrl+Shift+； 可以输入当前时间。可以输入当前时间。2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 1717输入时间

13、输入时间系统默认时间项在单元格中右对齐。时间可以参加运算，系统默认时间项在单元格中右对齐。时间可以参加运算，但要用引号把时间型数据引起来。例如，但要用引号把时间型数据引起来。例如，=“94-5-12”-=“94-5-12”-“94-3-5”“94-3-5”。Excel Excel 自动将所有日期存储为序列号，将自动将所有日期存储为序列号，将所有时间存储为小数。所有时间存储为小数。2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 1818利用填充柄进行快速输入利用填充柄进行快速输入 对文本型数据和一对文本型数据和一般数值型数据，从活般数值型数据，从活动单元格拖动到目的动单元格拖动

14、到目的单元格，可以将一个单元格，可以将一个序列全部复制为活动序列全部复制为活动单元格的内容。单元格的内容。 当鼠标移动到活动单元格的右下角时，鼠标会变成十字形状，当鼠标移动到活动单元格的右下角时，鼠标会变成十字形状，这时拖动鼠标可以实现快速输入的效果。这时拖动鼠标可以实现快速输入的效果。2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 1919利用填充柄进行快速输入利用填充柄进行快速输入 对递增的序列，可以按住【对递增的序列，可以按住【CTRLCTRL】键不放，拖动】键不放，拖动填充柄完成。填充柄完成。 2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 2020

15、利用填充柄进行快速输入利用填充柄进行快速输入 对日期序列，也可以通过填充柄快速输入。对日期序列，也可以通过填充柄快速输入。2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 2121数据处理数据处理- -数据求和数据求和数据求和时，可以选择数据求和时，可以选择 “ “”自动求和；也可以选定自动求和；也可以选定单元格后，例如，输入单元格后，例如，输入=D3+E3+F3+G3+H3=D3+E3+F3+G3+H3，求和。在利，求和。在利用公式计算时，常常因为输入错误而不能正常运算，常用公式计算时，常常因为输入错误而不能正常运算，常见的系统出错信息如下：见的系统出错信息如下： 2-1 2

16、-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 2222数据处理数据处理- -数据格式化数据格式化在在ExcelExcel中可以通中可以通过过“格式格式”工具栏工具栏中的中的“单元格单元格”选选项对数据进行格式项对数据进行格式化，使所有数据符化，使所有数据符合一定的规格和表合一定的规格和表达形式。达形式。2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 2323数据处理数据处理- -数据格式化数据格式化例如，将下表中的小数形式转换为百分比形式。例如，将下表中的小数形式转换为百分比形式。先选定要转换成百分比的数据，选择百分比按先选定要转换成百分比的数据，选择百分比按钮或单元格格式选项。钮或单元格格式选项。 2-1 2-1 用用ExcelExcel作为管理工作为管理工具具 2424数据图表化数据图表化工作表的数据还可以将相邻或不相邻单元格或区域工作表的数据还可以将相邻或不相邻单元格或区域的数据生成图表，使之直观形象地反映出数据之间的数据生成图表，使之直观形象地反映出数据之间的关系。图表与生成它们的工作表数据相链接。当的关系。图表与生成它们的工作表数据相链接。当修改工作表数据时，图表也会被更新。修改工作表数据时，图表也会被更新。