日照市建设电子文件在线归档与管理平台

1、日照市建设电子文件在线归档与管理平台建设项目-需求方案 日照市建设电子文件在线归档与管理平台建设项目需求方案日照市城市建设档案馆2020年12月项目概述项目背景根据国务院关于加快推进“互联网+政务服务”工作的指导意见（国发【2016】55 号）、关于开展工程建设项目审批制度改革试点的通知（国办发【2018】33 号）、山东省档案事业发展“十三五”规划、山东省委办公厅、省政府办公厅印发的通知（鲁办发【2014】40 号）等文件，加快“放管服”改革步伐， 优化工作流程，缩短工作时限，积极推进审批制度改革落地，打造国际化法制化便利化营商环境，实现“馆藏档案数字化，增量档案电子化”要求， 全面开展电子

2、档案在线接收进馆。建设工程档案验收是工程建设的法定环节，是工程建设管理的真实历史记录，是评定工程质量的重要依据，既可以作为城市规划、建设及管理的依据，又可以作为科研工作的信息资源。建设智慧城市，打造智慧城建， 实现城建数据共享，数据利用最大化，提升建设工程档案管理水平，在全省统一建设工程档案信息数据采集标准，统一软硬件系统的搭建、推广、应用与维护升级等工作是城建档案工作适应信息化发展的必然要求。建设目标本期项目将紧紧围绕党中央关于建设工程审批制度改革、政务服务“放管服”、政务数据“融合共享”等改革要求，根据日照市住建局职能、组织架构和管理模式，在现有城建档案管理流程和归集范围基础上，创建电子+

3、 纸质档案移交管理机制，实行建设工程电子档案实时接收，档案质量全程监管，提高建设工程档案移交质量，工程档案并与 GIS 技术相结合，将档案项目标定在 GIS 地图上，便于各类用户定位查询，进一步提升档案查询效率和服务质量，解决信息数据格式不统一、来源不一致、逻辑归属关系不清晰、信息难以共享的矛盾，避免形成数据孤岛，促进全市区县之间、不同业务之间建设工程档案信息化平衡发展，更好的为城市规划、建设、管理服务。建设内容建设工程电子文件在线归档管理系统电子文件在线归档管理系统主要是为建设单位打造的电子文件在线管理和归档平台。档案馆可以及时掌握建设、监理单位和施工单位工程竣工文件的形成、收集、管理等情况

4、，以促进和加强全市建设工程资料日常管理。工程档案报送申请1）工程所在地按管辖区域划分，由系统自动分配给该区域档案馆主要负责人进行跟踪、审核，同时支持各区县建设在线填报；2）建设单位在线完成项目信息的填报；3）建设单位首次报建的，需要创建账号信息；4）建设单位认真阅读档案移交告知书，完成项目报建；5）建设单位在线填报完成后，档案馆管理人员进行审核。工程档案报送审核和任务分配1）城建档案馆人员受理核验工程信息，查看工程信息是否完整、真实、有效，符合要求的给予报送确认；2）各区县城建档案馆负责管辖行政区域内的报送工程审核；3）报送确认后的工程可由各城建档案馆业务负责人分配给业务人员进行后续跟踪指导；

5、4）工程报送一旦确认由建设单位分配该工程的施工单位、监理单位、勘察设计等单位的账号，授权可查询或编辑该工程电子文件数据等功能。电子文件的（自动）流转和审批1）建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位五方责任主体分别在工程资料软件客户端完成工程资料编制并上传到电子文件流转归档系统进行流转、签字、审批；2）建设单位与档案馆之间可以通过互联网登陆系统进行该工程的文件同步管理，实时、动态跟踪工程项目资料收集情况。业务指导1）建设单位项目填报完成后，馆内会确定一名业务指导员来负责项目的指导工作；2）建设单位负责人员可以在平台上向档案馆请求业务方面的指导，可以是书面形式或者来现场业务指导；3）系统

6、会随时记录业务指导的时间、次数、及指导内容，便于汇总及统计分析。电子文件归集和管理1）提交归档系统：按照各城建档案馆归档目录要求，对每张表格都做好了分类，可手动归集操作，也可自动归集；2）已归集的表格：建设单位在该页面预览已归集的的文件，发现问题可手动调整；3）系统能显示相应的电子文件上传状态及审批信息（已上传、未上传、已审核、未审核、已通过、未通过）4）档案管理部门在该模块进行电子文件审核，一旦审核通过，建设单位就不可以再进行修改。电子文件（自动）组卷1）档案馆审核通过的表格，可进行自动或手动组卷；2）可按档案馆要求调整组卷设置，进行拆卷操作；3）组卷工作完成后系统自动生成卷内封皮、卷内目录

7、、脊背、备考表等；提供在线预览及打印功能。电子档案在线验收并形成验收意见档案馆根据建设单位提交的电子档案案卷，通过平台自动审查著录数据符合性、电子文件格式及完整性、电子签章有效性等并生成审查报告，审核不通过要求建设单位整改后重新提交电子档案案卷，审核通过办理建设工程档案移交书加盖电子签章并下发建设单位。 电子档案移交1）系统能够支持按照单位工程进行申请档案移交。建设单位把验收通过后的电子档案通过平台提交移交申请，移交前建设单位可以通过平台自动检查著录数据符合性，建设单位根据检查报告进一步完善电子档案。2）档案馆管理人员对建设单位移交档案进行审核，核对纸质档案移交符合性、完整性等，对纸质档案审核

8、不合格的出具一次性告知书，审核通过下发移交书。声像档案在线接收建设单位在线上传整理和著录数码照片、视频等文件，城建档案在线审核建设单位提交的声像电子文件，竣工验收阶段通过声像档案移交模块进行声像档案移交。BIM 模型报备管理建设单位项目资料员可以在线上传和管理BIM 模型文件。功能需要包括：在线上传 BIM 模型、管理BIM 模型文件，模型采用轻量化模型，IFC格式。电子签章实现工程资料多方责任主体联合签章，主要包括：1）支持多操作系统，win XP,win7,win10等操作系统；2）右键查看签章信息；3）联合签章；4）支持删除和移动章功能；5）多文件合并；6）原文签章；7）批量验章等功能。

9、8）电子签名；市县一体化管理市县（区）两级使用同一平台在线接收电子文件，上级可对下级权限管理。统计分析业务指导工作和移交档案统计分析。与工改系统对接在本项目中企业工程信息报建可在工改系统中施工许可证发放后进行信息交互，获得工改系统中工程信息。电子文件“四性”检测电子文件应当遵循“要素合规”的原则，应保证文件的真实性、完整性、可用性、安全性，即文件的四性合规。系统根据预置的四性检测规则，对这电子文件进行检测。检测通过的电子文件，形成四性检测报告。系统设置为保障系统运行顺畅，提供基础业务配置与管理功能，包括验收意见书、移交证明书、一次性告知书模板管理、工程档案归档目录管理、组卷规则管理，用户管理，

10、角色管理，机构管理。城建档案综合信息管理系统实现建设工程档案的著录、审核、标引，原生电子档案和扫描电子档案的导入，纸质档案补卷、装盒、上架管理，档案查询、调阅利用，档案统计分析，声像档案管理，库房管理，系统设置等功能；能够解决新建项目的增量工程档案电子化导入和馆藏纸质档案的数字化工作，保证城建档案信息资源的数据质量，提高查询利用效率。档案导入导入在线系统或离线著录端形成的电子档案数据包，离线客户端需要手工导入，导入的数据包括项目级、单位工程级、案卷级、文件级著录信息及电子文件。档案著录实现工程数据的录入、查询、修改和删除。1、手动著录、电子文件挂接：和馆内数字化扫描业务结合实现四级著录和电子文

11、件挂接。2、自动著录：导入电子档案数据包后可对著录信息进行查询和修改。档案扫描1、纸质档案扫描后生成电子文件包；2、选择对应单位工程上传档案电子文件包；3、根据规则解析自动实现案卷与电子文件的挂接功能。档案审核1）审核提交的著录信息；2）对项目级、工程级、案卷级、文件级的四级著录信息和电子文件进行审核；3）审核通过的档案可自动标引，生成档号。档案挂接自动实现著录信息与电子文件的批量挂接，可以按照项目进行，也可以按照单位工程或者案卷进行，实现文件信息快速匹配电子文件，匹配完成后由系统出具匹配报告方便查看匹配结果。档案补卷能支持整卷补卷和单份文件补卷。档案装盒1）创建档案盒，选择案卷装入；2）支持

12、“一盒一卷”和“一盒多卷”两种情况；3）可进行拆盒操作。档案盒上架档案盒选择库房对应位置进行上架操作，具体到存放层和存放序号。并可查看已上架盒存放位置等信息以及库房内档案架其使用情况。档案利用查阅申请：档案馆接收查档申请并记录，登记单位查档信息和个人查档信息，记录查询人、查阅内容、查阅用途、查阅日期等信息。查阅审核：审核查阅人的申请信息。档案查阅：浏览查阅信息和电子文件。档案查询1）分级查询，按项目级、单位工程级、案卷级、文件级进行档案信息检索统计查询；2）全文检索，根据OCR电子文件内的文字信息进行精确查询。统计分析项目、单位工程、案卷数量统计；单位工程和案卷工程类型统计；馆藏档案分类、案卷

13、总总目录统计；档案利用、接收入库统计。库房管理管理库房、库房内档案架信息，查看档案架及其使用情况；声像档案管理1）按照单位工程来管理声像文件；2）可按照工程阶段来管理，也可按照文件类型来管理；3）支持电子格式的照片、视频、音频格式等声像文件；档案鉴定记录鉴定销毁的过程和结果。确保档案销毁工作有记录可查。档案编目统计生成城建档案馆“总目录”、“分类目录”功能。GIS地图查档1）提供常用的GIS地图的操作功能，包括缩放、拖动、选择等功能；2）在GIS地图上进行对工程项目标点定位，通过四线形成定位区域； 3）在GIS地图上显示工程项目的基本信息，包括但不限于显示档号、项目名称、参建单位信息、档案数量

14、等；4）在GIS地图上提供快捷检索的入口，可以通过工程名称等条件信息进行快速模糊检索，并在GIS地图上显示相应的检索结果；系统设置1）用户管理；2）库房信息管理；3）页面显示设置；档案资源服务网络自助预约查档本项目将与山东政务服务平台接口，查档人可登录山东政务服务平台进行城建档案查档，查档人可以查询开放的档案目录，说明查档诉求并预留邮箱地址，档案馆管理人员通过邮件的方式将资料发送查档人。移动应用预约查档为了方便各类用户查档，提供移动端档案查询服务，功能需包括：APP 查档（与日照政务APP对接）、微信公众号查档。离线归档提供离线著录工具和审核工具，能够以离线著录方式完成项目级、单位工程级、案卷级、文件级著录。离线著录后生成离线著录包，并由档案馆管理人员通过导入形式完成电子档案入库。