秘书工作的规律及秘书的思维与方法.ppt

1、1,第五讲 秘书工作的规律 及秘书的思维与方法,2,工作规律及思维方法,绪 论,【教学目的】 使学生掌握秘书工作的一般规律和特殊规律，养成正确的思维模式，培养正确的工作方法。理解掌握规律、养成思维、培养能力是秘书做好工作和向更高层次的素质发展的必由之路。 对理论内容，主要是结合实践进行了解。 【教学重点和难点】 重点：培养正确的工作方法；难点：理解秘书工作的一般规律和特殊规律，养成正确的思维方式。 【教学内容】 秘书工作的规律性 秘书工作思维 秘书工作方法,3,工作规律及思维方法,第一节 秘书工作的规律性,一、秘书工作的一般规律 1、一般规律描述 2、一般规律的运用 二、秘书工作的特殊规律 1

2、、秘书工作发展规律 2、秘书专项职能活动规律 三、对立统一规律在秘书工作中 的运用 四、秘书工作原则,秘书工作作为一种客观存在的社会现象，所谓一般规律，是指秘书工作的共同规律。,4,工作规律及思维方法,第一节 秘书工作的规律性,一、秘书工作的一般规律1 （一）一般规律描述 1、领导对秘书公务服务的需要，与秘书在主辅配合中事务服务和参谋辅助的投入必须相适应，才能取得领导对秘书工作的满意，才能保持和谐的工作关系状态。 2、主辅配合的有效程度对秘书工作起到关键性作用。 3、领导对秘书公务服务的需要，对秘书工作的职能范围、职能作用、职能地位等是决定性的。 4、秘书发挥其职能作用，是在满足领导需要、适应

3、环境条件变化、与领导主辅助配合的前提下，通过事务辅助和参谋辅助体现出来的。,5,工作规律及思维方法,第一节 秘书工作的规律性,一、秘书工作的一般规律2 （二）一般规律的运用 1、从目标把握，坚持主辅配合的正确方向。（某服装公司案例） 2、从主辅加深理解，提高综合辅助的有效性。 3、从主辅配合协调，提高综合辅助的效率。 4、从主辅增强素质，提高综合辅助的效能。,6,工作规律及思维方法,第一节 秘书工作的规律性,二、秘书工作的特殊规律1 1、秘书工作发展规律 （1）秘书工作体制与社会生产力发展相适应的规律。 （2）秘书工作职业化发展与社会分工状况相适应的规律。 （3）秘书机构职能与领导权力分配体制

4、相适应的规律。,7,工作规律及思维方法,第一节 秘书工作的规律性,二、秘书工作的特殊规律2 2、秘书专项职能活动规律 （1）经常性工作的规范化、程序化、科学化规律。 （2）秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应的规律。 （3）领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律。,8,工作规律及思维方法,第一节 秘书工作的规律性,1、事务VS政务。 2、被动VS主动。 3、综合性VS专业性。 4、维持VS适应。 5、听命VS劝谏。,6、宣传VS保密。 7、谋划VS执行。 8、全面VS重点。 9、规范VS随机。 10、间接VS直接。,三、对立统一规律在秘书工作中的运用,仔细思考这10中关系，分析下

5、页案例,9,工作规律及思维方法,第一节 秘书工作的规律性,案例： 秘书小刘在工作中经常出现疏漏，而办公室主任总是忙而 不乱，井然有序，从未受到领导的批评或指责。 小刘向主任请教其中的奥妙，办公室主任笑着说：“其实秘书工 作看起来忙乱纷繁，实际内部也有辩证关系，只要你细心观察，掌 握其中对立统一关系，就能把握其要领。”接着办公室主任又和小 刘一起分析了秘书工作中的对立统一关系及应对办法。小刘将列出 的实际工作中的对立统一关系对照自己工作的失漏，发现很多问题 都是因为关系处理不当造成的。 他对照对立统一的关系，体会到： 秘书工作应以提高工作效率为出发点，按照对立统一规律处理 好各项业务工作，分清轻

6、重缓急，恰当安排，不到一年，小刘就成 为一名办事的题，精明干练的秘书。,10,工作规律及思维方法,第一节 秘书工作的规律性,四、秘书工作的原则 （一）一般原则 秘书工作中的一般性原则，指的是在全部秘书职能活动中，都应遵守的原则，它是秘书工作一般规律的具体体现，是秘书工作队秘书工作行为的客观要求，也是评价秘书职能活动的重要准则。 1、正面效益原则。 秘书的工作价值取向必须符合事业公利、组织公利，必须以有效补益和优化社会效益、组织管理效益和领导工作效益维护发点，在工作效能作用指向、工作过程指向等方面，都以不断提高正面效益为目标。 2、以领导工作为核心的原则。（具体来说） 秘书的一切职能活动，必须围

7、绕领导工作开展，按领导工作的需要提供全面、周密、及时、有效的服务。,11,工作规律及思维方法,第一节 秘书工作的规律性,3、具体工作流程闭环运作的原则。 是指在各项业务活动，各秘书岗位的分工、各种环节必须有序衔接、首尾相连，形成“闭环回路”和连续运作的工作流程，维护工作进程中的有序性、稳定性和连续性，充分发挥整体功能。,12,工作规律及思维方法,第一节 秘书工作的规律性,（二）专门性原则 1、受权理事双重角色原则。 指秘书在授权办理特定工作事务中，兼有“领导代表”和“秘书”的双重角色 2、综合协调强化整体功能原则。 指秘书在处理协调工作中，要按照整体大于部分之和的原理，充分发挥综合部门的作用，

8、正确使用各种协调手段，从目标、利益 、功能、节奏等多方面促子系统 、各要素、各相关方面的协调配合。 3、有效信息沟通原则。 指要以提高信息利用的效果为出发点，在信息收集、信息筛选，尽可能提高信息的利用价值。,13,工作规律及思维方法,第二节 秘书工作思维,秘书工作思维，既要遵循人类思维科学的一般规律，遵循实践认识再实践再认识的认知过程；又要服务从自身职业特征出发，使其工作思维活动符合为领导工作有效服务和辅助的实际需要。,14,工作规律及思维方法,第二节 秘书工作思维,一、运用一般思维方法1 （一）逻辑思维法 1、归纳推理。 2、演绎推理。 3、直接推理。 4、类比推理。 5、因果关系推理。 6

9、、分析与综合方法。,（二）形象思维与灵感思维方法 形象思维是通过感性形象来反映和把握事物状态的思维方法，它是用具体的形象来反映事物的本质。 灵感思维又称直觉思维方法，是与逻辑和形象思维方法相并列的人类思维的基本方法。,15,工作规律及思维方法,第二节 秘书工作思维,一、运用一般思维方法2 （三）其他思维法 1、想像振奋法。 通过想象开拓思路、激发创造灵感 2、发散思维法。 特点是思维方向多角度、多侧面、多层次；思维活动随机应变。 3、结构思维法。 从系统和子系统的依存关系，从属关系和各种联系的条件中分析事物规律的方法。 4、生疑提问法。 对一种事物或一个对象提出疑问的思维方法。 5、系统思维法

10、。 从系统的观点出发，从系统和要素、要素和要素、系统和环境之间相互联系和相互作用的关系综合地考察事物。 6、层层逼近法。 通过层层分析，向问题的实质和核心一步步地“逼近”地思维方法。,16,工作规律及思维方法,第二节 秘书工作思维,二、特殊思维方法 （一）秘书思维的层次选择 1、秘书与领导同层次思维。 2、秘书与领导不同层次思维。 3、秘书的多层思维。 （二）选择思维角度的方法 1、秘书的本位思维。 2、秘书的换位思维。 3、秘书的多角度思维。 （三）秘书把握思维节奏的方法 1、秘书与领导思维同步。 2、秘书超前思维。 3、秘书继后思维。,17,工作规律及思维方法,第二节 秘书工作思维,三、秘

11、书的思维训练 （一）秘书的思维训练。 1、业务探索思维训练 2、模拟领导思维训练 3、归纳分析经验教训的思维训练 4、领导者对秘书思维的训练和引导 （二）秘书培养创新思维。 1、在综合中创新。 2、在适变种创新。 3、在探索中创新。,18,工作规律及思维方法,第三节 秘书工作方法,一、秘书工作方法与组织实践 1、秘书工作方法与组织管理。 2、秘书工作方法与领导工作 （1）为领导工作做铺垫的方法。 （2）对领导工作拓展伸延的方法。 （3）为领导工作代劳的方法。 （4）伴随领导公务活动的方法。 （5）领导与秘书主辅配合的一体化。,19,工作规律及思维方法,第三节 秘书工作方法,二、秘书应掌握的领导

12、方法 秘书作为领导身边的参谋助手，必须理解并掌握领导工作中的领导方法。 1、秘书与基本领导方法（查看） 2、秘书与法律方法。 3、秘书与经济方法。 4、秘书与调查研究法。,20,工作规律及思维方法,第三节 秘书工作方法,三、秘书具体业务工作方法 1、秘书协调方法。 2、秘书督促检查方法。 3、秘书信息沟通方法。 4、秘书工作进度调度法。 5、秘书工作时间调度法。,21,工作规律及思维方法,思考与练习,【思考与练习】 1、如何理解秘书工作中的对立统一规律？ 2、正面效益原则有何指导意义？ 3、秘书应该掌握哪些领导方法？,22,工作规律及思维方法,第三节 秘书工作方法,在革命和建设实践中，我国形成

13、了一套具有特色的领导方法，它是我国老一辈无产阶级革命家，领导人民认识和改造世界的实践中形成的 基本内容是：,毛主席在群众中,返回,23,工作规律及思维方法,第一节 秘书工作的规律性,以领导工作为核心原则 工作目标上 - 与领导保持一致； 工作计划上 - 以完成领导工作计划为依归； 工作行为上 - 围绕领导工作开展； 工作活动中 - 注重树立和维护领导威信； 工作谋划上 - 围绕领导工作目标出谋划策； 时间精力上 - 注重对领导补益，做好代劳； 沟通联络上 - 充分发挥纽带和桥梁作用,返回,24,工作规律及思维方法,第一节 秘书工作的规律性,此案例表明 梅秘书和代总正是主辅配合把握正确方向,案例 江华服装公司董事长兼总经理代利佳近来吃睡不香，公司出口的一批服装因质量问题，被外方退货，服装界有名的混混杨某说有法子，建议换个商标，转手卖到某发展中国家。若采纳，则是非法勾当，若不采纳，就要损失几百万美元。代总的秘书梅正了解代总此时最需要帮助，便找来有关法规文件、加入WTO后对我国服装出口的影响方面的文章，以及相关国际服装市场行情等资料，放在代总的办公桌上，有的资料上还划上记号。供代总阅知。代总认真阅读了梅秘书为她准备的文件资料。 三天后，代总对梅秘书说：“退货问题，按合同办”，代总恢复了往日的风采。,返回,